Colaboración 2023: Estrategias a largo plazo

Software de colaboración se convirtió en una inversión crítica para la mayoría de las empresas en 2020 debido a la necesidad de respaldar las operaciones de trabajo desde el hogar. Dado que los modelos de trabajo remoto e híbrido ahora son la norma, las herramientas como la mensajería, las videoconferencias y el uso compartido de archivos seguirán siendo herramientas tecnológicas de alta prioridad en 2023. Ahora, sin embargo, las organizaciones buscan mejorar la experiencia del usuario y desarrollar soluciones seguras, sólidas y confiables. soluciones a largo plazo.

La agitación repentina causada por la pandemia obligó a las organizaciones a descubrir operaciones remotas a medida que avanzaban. Eso a menudo significó la adopción apresurada de plataformas de conferencias y colaboración de nivel de consumidor y basadas en la nube. Estas herramientas generalmente permitieron cierta continuidad de las operaciones, pero hubo claros sacrificios en el rendimiento y la seguridad.

un fragmentado entorno de colaboración también crea importantes desafíos para los usuarios. Un estudio reciente publicado en Harvard Business Review descubrió que los empleados de las empresas Fortune 500 cambian entre varias herramientas de colaboración más de 1,200 veces al día. El esfuerzo requerido para navegar constantemente en este entorno socava la productividad y crea una "sobrecarga de colaboración" que conduce al agotamiento y la rotación.

Estas son algunas de las formas en que las empresas pueden abordar estos problemas y perfeccionar sus estrategias de colaboración remota en los próximos meses:

Eliminar la expansión. Muchos empleados remotos han adoptado aplicaciones de colaboración sin el conocimiento o la aprobación de TI, lo que crea una expansión descontrolada de aplicaciones que obliga a los usuarios a alternar entre diferentes soluciones a lo largo de la jornada laboral. En 2023, las empresas deberían tomar medidas para estandarizarse en una sola plataforma. Tener videos, conversaciones, archivos, tareas, calendarios, imágenes y más accesibles a través de un tablero común mejorará la gestión del flujo de trabajo, creará continuidad y eliminará los silos de información.

Mejore la seguridad. Grandes cantidades de información confidencial, como datos financieros, información de clientes y propiedad intelectual, se intercambian en entornos de colaboración y uso compartido de archivos. Si bien los proveedores están tomando medidas para reforzar sus productos, las empresas también deben abordar los problemas de seguridad, privacidad y cumplimiento. Las funciones de prevención de pérdida de datos, filtrado de contenido y cifrado deben instalarse en todos los dispositivos de punto final de los empleados para minimizar el riesgo de fuga de datos.

Modernizar la Red. El consumo de ancho de banda y la contención de recursos pueden convertirse en problemas con más usuarios que se conectan a la red corporativa de forma remota. Eso puede crear problemas de rendimiento para las aplicaciones de voz y video sensibles a la latencia que no tolerarán la congestión de la red, la pérdida de paquetes o el jitter. WAN definida por software (SD-WAN) Las soluciones abordan estos desafíos al permitir una combinación dinámica de opciones de conectividad con conmutación por error automática basada en condiciones de red en tiempo real y controles basados ​​en políticas.

Concéntrese en la calidad. A medida que los trabajadores remotos acudían en masa a las plataformas de colaboración de video, a menudo se encontraban con videos borrosos y nerviosos y una calidad de sonido deficiente, a menudo producto de conexiones a Internet insuficientes o cámaras y micrófonos de mala calidad integrados en muchas computadoras portátiles y otros puntos finales. Las organizaciones pueden abordar los problemas de calidad comprando mejores enrutadores inalámbricos, auriculares y cámaras para los trabajadores remotos, o reembolsándoles los costos de las actualizaciones. Actualizar el audio y el video en las salas de reunión y las salas de reuniones en el lugar puede garantizar que los empleados tengan una experiencia de alta calidad mientras trabajan en la oficina.

Mejore la capacidad de gestión. Los estudios muestran que hasta un tercio de las reuniones comienzan tarde porque los participantes tienen dificultades para que las herramientas de audio y videoconferencia funcionen correctamente. Las organizaciones deben equipar las salas de reuniones con interfaces basadas en tabletas fáciles de usar que controlen todos los equipos de A/V. La integración del software de gestión de reuniones y reserva de salas con funciones de calendario, correo electrónico y chat puede ayudar a planificar y programar reuniones de equipo. Estas herramientas también se pueden usar para distribuir invitaciones y agendas, tomar y compartir notas en tiempo real, generar minutas y establecer cronómetros para mantener las reuniones en orden.

Inversiones en lo digital lugar de trabajo puede ayudar a las organizaciones a ser más ágiles y resilientes. Los expertos en A/V y colaboración de Rahi pueden ayudarlo a desarrollar una estrategia para mejorar su plataforma de colaboración para brindar el soporte a largo plazo que requiere la fuerza laboral remota.